Indienen van een project

Doelstelling en doelgroepen

Het steunfonds Gasthuiszusters van Antwerpen stelt zich tot doel initiatieven en acties te ondersteunen, die de financiële en/of maatschappelijke toegankelijkheid van de gezondheidszorg en welzijnszorg realiseren of bevorderen.   

Concreet wenst het steunfonds projecten voor de volgende doelgroepen financieel te ondersteunen:

  • maatschappelijk kwetsbare personen die een beroep doen op de zorg- en dienstverlening van GZA Ziekenhuizen of GZA Woonzorggroep
  • maatschappelijk kwetsbare personen, zoals o.a. kansarmen, mensen zonder papieren, chronisch zieken…
  • personeelsleden van GZA die zich in een behartenswaardige situatie bevinden
  • maatschappelijk kwetsbare personen die leven in een ontwikkelingsland.

De organisatie van het steunfonds GVA

Een coördinator volgt de projecten administratief en inhoudelijk op. 

Het beoordelingscomité bestaande uit vertegenwoordigers van de congregatie van de Gasthuiszusters van Antwerpen en van de vzw GasthuisZusters Antwerpen, evalueert de ingediende projecten. Zij kunnen zich laten bijstaan door experts. Indien nodig voeren zij een individueel gesprek met de initiatiefnemers en brengen ze een bezoek ter plaatse. 

De stuurgroep keurt de projecten al dan niet goed en bepaalt het bedrag en de periode van de financiële steun op basis van het advies van het beoordelingscomité. De leden van het beoordelingscomité volgen de goedgekeurde projecten verder op. 

Bekendmaking en oproep tot het indienen van projectvoorstellen

De bekendmaking van het steunfonds Gasthuiszusters van Antwerpen en de oproep tot het indienen van projecten gebeurt onder andere via:

  • website en tijdschriften GZA
  • organisaties uit het middenveld
  • e-mail aan de diverse welzijns- en gezondheidsorganisaties

Wie kan projecten aanvragen?

  • een vereniging zonder winstoogmerk
  • de dienst HRM van vzw GasthuisZusters Antwerpen (GZA)

Voor wie is de financiële steun bestemd?

  • voor een vereniging zonder winstoogmerk
  • voor personen werkzaam in GZA die zich in een behartenswaardige situatie bevinden

Hoe projecten indienen?

Een aanvraag tot projectsubsidie kan door het indienen van een dossier: 

 Een kandidaat-dossier wordt ingediend gebruikmakend van het standaard aanvraagdocument omvattende:

  • gegevens van de projectindiener
  • het projectvoorstel
  • aard van het project (gezondheids- en welzijnszorg)
  • de algemene en specifieke doelstellingen
  • de doelgroep
  • de (gewenste/verwachte) resultaten
  • de meerwaarde van het project ten opzichte van bestaande projecten of initiatieven
  • toelichting waarom in het reguliere circuit geen financiering voor het project kan bekomen worden
  • vermelding van mogelijks te ondernemen/ondernomen stappen om de financiering wel binnen een regulier kader te realiseren
  • cijfers – aantal te bereiken personen…
  • de projectplanning/timing/duur
  • het voorziene budget voor het project
  • het gevraagde bedrag voor financiële ondersteuning aan het steunfonds GVA
  • informatie over eventuele co-financiers
  • op welke wijze men het resultaat van het project zal evalueren
  • de partners waarmee het project gerealiseerd wordt
  • elementen die het structureel en stabiel karakter kunnen aantonen (aantal jaren activiteit op het domein, bestaansduur van de vzw)

Wanneer is een aanvraag tot projectondersteuning ontvankelijk? 

  • het aanvraagdocument is volledig ingevuld
  • de statuten en de balans van het voorgaande jaar van de vzw zijn toegevoegd aan het aanvraagdocument
  • de aanvraag is ingediend tegen 31 maart van het jaar

Tegen 30 mei krijgen de kandidaten de mededeling of hun dossier ontvankelijk is. Een kandidaatsdossier en opgestuurde documentatie worden niet terug verzonden. 

De beoordeling van de projecten

De leden van het beoordelingscomité, eventueel bijgestaan door onafhankelijke externe experts, beoordelen de projecten. Zij hebben een gesprek met de initiatiefnemers, al dan niet met een bezoek ter plaatse. Aan de hand van vastgelegde criteria beoordelen zij het project en leggen zij hun advies voor aan de stuurgroep.

Als de aanvraag voldoet aan de beoordelingscriteria, bestudeert de stuurgroep het dossier en neemt deze een besluit over de gehele of gedeeltelijke financiering. De beslissing van de stuurgroep is bindend en bij een negatieve beslissing is geen beroep mogelijk. Eenzelfde project kan maximaal twee jaar steun krijgen tenzij bijkomende argumentatie een verlenging tot maximaal 4 jaar verantwoordt. Eenzelfde aanvrager kan wel meermaals een nieuw project indienen.  

Een projectaanvraag maakt geen kans wanneer:

  • het wel grote ideeën bevat, maar geen concrete plannen
  • het wel ruime doelstellingen bevat, maar geen acties om die te bereiken
  • er veel acties gepland zijn, maar zonder een duidelijke focus, timing of projectduur
  • de tekst onduidelijk is, zonder concrete informatie of cijfers
  • het niet vermeldt waarom het voldoet aan de beoordelingscriteria
  • het verwijst naar een doelgroep die door een overheid reeds financieel wordt ondersteund 
  • het project meer in het sociaal-culturele domein ligt en minder in het domein van gezondheids- en welzijnszorg
  • de ethische en financiële integriteit van de bestemmeling niet gevrijwaard is
  • het niet duidelijk is welke kosten met de financiële steun van het steunfonds GVA zullen gelenigd worden
  • niet wordt vermeld wat er na het project zal gebeuren

De weerhouden projecten

  • Wanneer de stuurgroep het ingediende project weerhoudt voor een financiële ondersteuning, ontvangt de indiener in de loop van de maand september een brief met daarin het bedrag dat is toegekend, alsook de voorwaarden waaronder de steunverlening gebeurt. 
  • Ook de niet weerhouden projecten ontvangen een brief.
  • Men ontvangt de financiële steun in de loop van de maand oktober. Voor grote bedragen ontvangt men het geld eventueel in schijven naargelang de realisatie van het project vordert. We vragen een eindverslag en/of foto’s bij de realisatie van het project.
  • Het indienen van een kort tussentijds financieel en inhoudelijk verslag (eventueel gedocumenteerd met facturen, loonfiches …) kunnen we ook als een voorwaarde stellen voor de uitbetaling van een volgende schijf van de toegekende financiële steun.
  •  De weerhouden projecten worden bekendgemaakt op de website van GZA

Wat komt in aanmerking voor een financiële ondersteuning?

Het steunfonds Gasthuiszusters van Antwerpen helpt alleen om kosten te dragen die direct verband houden met het project. De financiële hulp dient enkel voor het project, niet om de vaste kosten van een organisatie te helpen betalen. Deze kosten kunnen investeringskosten, personele kosten, werkingskosten of studiekosten omvatten, gerelateerd aan het project.